2020. március 20.

1. A COVID-19 (koronavírus) járvány kitörése és globális elterjedése jelentős, és azonnali kihívást jelentett a társadalmak, a gazdaságok és a pénzügyi intézmények számára. Az Európai Értékpapír-piaci Hatóság (ESMA) azért adja ki ezt a közleményt, hogy tisztázza a telefonbeszélgetések rögzítésére vonatkozó MiFID II[1] követelményeknek a hitelintézetek és befektetési vállalkozások (a továbbiakban: „vállalatok”) általi alkalmazásával kapcsolatos kérdéseket.[2]

2. A MiFID II megállapítja, hogy a cégek által vezetett kötelező nyilvántartások közé tartozik többek között a saját számlán történő kereskedés során megkötött ügyletekhez, valamint a megbízások átvételével, továbbításával és végrehajtásával kapcsolatos ügyfélmegbízási szolgáltatások nyújtásához kapcsolódó telefonbeszélgetések rögzítése.

3. Az ESMA számos kérdéseket és válaszokat tartalmazó dokumentumot adott ki azért, hogy segítse a vállalkozásokat e követelmények alkalmazásában.[3] Az ESMA már tisztázta, hogy

„A vállalkozások engedélyezhetik az érintett személyek számára, hogy mobileszközöket használjanak a saját számlára végzett ügyletek és az ügyfélmegbízási szolgáltatások nyújtása során kötött ügyletekhez kapcsolódó tevékenységek végzésekor. Ide tartoznak a cég tulajdonában lévő eszközök, amelyek használata kifejezetten engedélyezett, valamint azok az eszközök, amelyek személyes tulajdonban vannak, és amelyeket a vonatkozó beszélgetések lebonyolítására használnak. A vállalkozásnak minden körülmények között minden ésszerű lépést meg kell tennie annak megakadályozása érdekében, hogy az érintett személy jelentős telefonbeszélgetéseket és elektronikus kommunikációt folytasson, küldjön vagy fogadjon olyan eszközökön, amelyeket a vállalkozás nem tud rögzíteni vagy másolni.

A cégek kötelesek megteremteni, végrehajtani és fenntartani a telefonbeszélgetések és az elektronikus kommunikáció rögzítéséről szóló, hatékony politikát. Ennek a gyakorlatnak ezért ki kell terjednie a mobil eszközökre vonatkozó követelményekre is.

A gyakorlatnak többek között tükröznie kell azt, hogy az adatokat legalább 5 évig meg kell őrizni, az érintett személyeket meg kell akadályozni abban, hogy törölhessék a nyilvántartásokat. Tükröznie kell, továbbá, azt, hogy mi történik az adattal/eszközzel, ha egy érintett személy elhagyja a céget, és mi történik abban az esetben, ha az eszköz elveszik vagy ellopják. Ezenkívül, meg kell határoznia a mobileszközről (akár magántulajdonban lévő, akár kifejezetten a cég általi használatra engedélyezett készülékről van szó) a cég saját adatmegőrzési adatbázisába történő adattovábbítás gyakoriságát is.”

4. Amennyiben a fenti intézkedések nem valósíthatók meg, a vállalkozásoknak olyan alternatív intézkedéseket kell meghozniuk, amelyek biztosítják a meglévő szabályozási követelményeknek való teljes megfelelést, például a rögzíthető elektronikus kommunikációnak a telefonbeszélgetések alternatívájaként történő használatát.

5. Az ESMA ugyanakkor elismeri, hogy a COVID-19 járvány kitörése által előidézett kivételes körülményeket figyelembe véve, előfordulhatnak olyan forgatókönyvek, amelyek során a cég lépései ellenére a vonatkozó beszélgetések rögzítése nem kivitelezhető (például a személyzet jelentős részének hirtelen távoli munkavégzése vagy az ügyfelek elektronikus kommunikációs eszközökhöz való hozzáférésének hiánya miatt).

6. Amennyiben e kivételes forgatókönyvek alapján a cégek nem tudják rögzíteni a hangalapú kommunikációt, az ESMA elvárja tőlük, hogy mérlegeljék, milyen alternatív lépéseket tehetnek a felvétel hiányával kapcsolatos kockázatok enyhítése érdekében. Ez magában foglalhatja a telefonbeszélgetések írásbeli jegyzőkönyveinek vagy jegyzeteinek használatát az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások nyújtása során, feltéve, hogy az ügyfél előzetesen tájékoztatást kap arról, hogy a telefonbeszélgetés nem rögzíthető, és hogy ehelyett írásbeli jegyzőkönyveket vagy jegyzeteket készítenek a hívásról. E forgatókönyvek során, a cégeknek fokozott nyomon követést és a vonatkozó megbízások és ügyletek utólagos felülvizsgálatát is biztosítaniuk kell.

7. Ilyen körülmények között az ESMA elvárja, hogy a vállalkozások minden lehetséges erőfeszítést tegyenek meg annak biztosítása érdekében, hogy a fenti intézkedések ideiglenesek maradjanak, és a telefonbeszélgetések rögzítését a lehető leghamarabb helyreállítsák.

Az ESMA angol nyelvű közleménye

[1] A 2014/65/EU európai parlamenti és tanácsi irányelv és végrehajtási intézkedései
[2]Lásd a MiFID II. 16. cikkének (7) bekezdését.
[3]Lásd az ESMA kérdéseit és válaszait a MiFID II-vel és a MiFIR befektetői védelmével és közvetítői témáival kapcsolatban (Ref.: ESMA35-43-349).